目次
※チーム機能は初期設定では無効になっています。
※本機能は、料金プランに応じてご利用いただけます。ご契約のプランでお使いいただけるかは、料金プランの「チーム機能」の項をご覧ください。
チーム機能
Platioでは、データポケットに登録したレコードを読み書きする権限を、レコード作成者のユーザーとそれ以外のユーザーに対して管理します。
チーム機能を使うと、さらに「チーム」に所属したユーザーとそれ以外のユーザーに対しても管理することができるようになります。
ここでは、チーム機能の概要について説明します。チームを管理する画面についてはPlatio Studioガイドの「チーム」を参照してください。
データポケットのレコード読み書き
初期設定では、データポケットのレコード読み書きの権限には以下の３つがあります。
- 作成者のみが読み書き可
- 誰でも読み込み可・作成者のみが書き込み可
- 誰でも読み書き可
権限の設定は、データポケットの設定画面で行います。
ログインユーザーが管理者の場合は、権限の設定に関係なく、すべてのレコード対してすべての操作（編集・削除など）が可能になります。
管理者の設定は、ユーザーの編集画面で行います。
例えば、チーム機能を使わない場合、以下のような組織で権限を"作成者のみが読み書き可"に設定した１つの「営業日報」データポケットを使うとき、権限によるレコード操作は図のようになります。
このように、"作成者のみが読み書き可"で運用する場合、以下のような課題が考えられます。
- リーダーは自分の部署のみ管理したいが他部署のデータが見えてしまい、自分の部署の営業日報だけ操作する場合は毎回絞り込み等の操作が必要になる
- 情報共有のため、担当営業同士で同じ部内の営業日報を見えるようにしたいが、権限を"誰でも読み込み可・作成者のみ読み書き可"の権限にするとリーダーではない担当営業に他部署のデータが見えてしまう
課題の解決には、下図のようにデータポケット（またはミニアプリ）を分けて、部署ごとに"誰でも読み込み可・作成者のみ読み書き可"の権限を設定した別々の営業日報用データポケットを使う運用で対応することもできます。
しかし、データをすべての部署でまとめる場合にそれぞれの部署のデータを集めて統合しなければなりません。また、データポケットに変更があればそれぞれのデータポケットを修正する必要があり、部署の数や修正の量によってメンテナンスの負担が大きくなることが考えられます。
そこで、チームを使うと、１つのデータポケットのレコード管理を「チーム」のリーダー、メンバーとそれ以外に分けて読み書きを指定できるようになり、複数の部署などで利用する場合に管理しやすくなります。
例えば、以下のように権限を設定すると、マネージャーはすべてのレコードを"読み書き可"、チーム内のメンバーのレコードのみをリーダーは"読み書き可"、メンバーは"読み込み可"、それ以外は"読み書き不可"のように管理することができます。
チームとは
チーム機能では、ユーザーを「チーム」に所属させて、そのチームのリーダーとメンバーとそれ以外に権限を設定することができるようになります。
チーム機能は、初期設定ではチームモードは無効になっており、有効にすることで利用開始できます。
一度チームモードを有効にすると無効にすることはできないため、利用を始める前にどのユーザーがどのチームに属してどのような操作になるか十分にご確認の上、有効にしてください。（権限管理を構築し直したい場合はミニアプリを作成し直してください。）
※チームの1ミニアプリ当たりの上限数は30チームです。
※チームモードを有効にする前にデータポケットに登録されていたレコードは、「デフォルト」チームに属する状態になります。
チームによる権限管理
チームモードが無効の場合、権限は下図のとおりです。
チームモードを有効にすると、データポケットの設定画面で「権限」の表示が下図のように切り替わります。以下のそれぞれに読み書きの可/不可を設定できるようになります。
- レコードの作成者
- 作成者と同じチームのリーダー
- 作成者と同じチームのメンバー
- 作成者と同じ「チーム」に所属しないその他のユーザー
チームを考える
ミニアプリのすべてのデータポケットのレコードを読み書き・削除できるユーザーは、従来どおりユーザーの設定画面で「管理者」にします。それ以外のユーザーは、管理者にしないようにします。
※管理者は、ユーザーとしてレコードを読み書きする場合、該当のチームに所属します。
それ以外の場合、チームの設定はデフォルトにします。
チーム機能では、まず「チーム」を作成してユーザーを「チーム」に所属させ、リーダーはそのチームの「リーダー」になるように設定します。リーダー以外は「メンバー」になります。
※ユーザーは１つのチームにのみ所属できます。複数のチームにはできません。
前述の例で、チーム機能のそれぞれの役割を当てて、ぞれぞれの権限の割り当てた例を示します。
チームモードを有効にする
一度チームモードを有効にすると無効にすることはできないため、利用を始める前にどのユーザーがどのチームに属してどのような操作になるか十分にご確認の上、有効にしてください。（権限管理を構築し直したい場合はミニアプリを作成し直してください。）
チームモードを有効にするには、ミニアプリ画面の管理メニューで「チーム」をクリックし、画面下部に表示される「チームモードを有効にする」をクリックします。
チームモードを有効にした後、以下の手順でチームの権限設定を行います。
- チームを作成
- 管理メニューのチーム画面で、チームを作成する。
- ユーザーをチームに所属
- 管理メニューのユーザー画面で、各ユーザーにチームを設定する。
- チームリーダーのユーザーを「チームリーダー」に設定する。
- チームの権限を設定
- データポケットの設定画面で権限を設定します。
- ミニアプリを配布
- ミニアプリを配布してチームの権限を利用できるようにします。
①チームを作成
ミニアプリ画面の管理メニューから「チーム」をクリックし、チーム画面でチームを作成します。
②ユーザーをチームに所属
管理メニューから「ユーザー」をクリックし、ユーザー画面で各ユーザーにチームを設定します。
チームモードが有効になると、ユーザー情報に「チーム」が表示されるようになり、ユーザーを所属させるチームを指定できます。
リーダーにするユーザーには「チームリーダー」のチェックをオンにして保存します。
ユーザーをチームに所属：インポートで一括設定
複数のユーザーをまとめて登録するには、決められたフォーマットにユーザー情報を記述したCSVファイルを作成してインポートします。
チームモードを有効にすると、インポートするCSVにチームのフィールド「team」、「teamLeader」を指定することができるようになります。事前にチームを作成してから、ユーザーのインポート画面に表示されているフォーマットでユーザー情報を記入したCSVファイルを作成してインポートできます。
必要な列：name,password,email,admin,apiAccess,team,teamLeader
任意な列：profile
③チームの権限を設定
チームモードを有効にすると、無効のときに指定したデータポケットの権限に応じた権限が設定された状態になります。
データポケットの設定画面で権限の「編集」をクリックします。
各ユーザーへの権限を変更して「完了」をクリックします。
元の権限が"作成者のみ読み書き可"の場合、作成者以外は"読み書き不可"になります。
例：管理者ではないリーダーは"読み書き可"、メンバーは"読み取り可"、チーム以外のその他のユーザーは"読み書き不可"にする
④ミニアプリを配布
チーム機能での権限管理は、ミニアプリを配布すると利用できるようになります。
データポケット一覧画面に戻ると、配布していない状態を示す赤いアイコンが表示されます。
「配布」をクリックします。
注意：チームモードを有効にする前のレコードの扱い
チームモードを有効にする前にデータポケットに登録されていたレコードは、「デフォルト」チームに属する状態になっています。
チームモードを有効にして追加したチームにメンバーを登録して、データポケットで権限を設定すると、その前に登録されていたレコードは、チームモードの権限の設定で「その他のユーザー」の権限が適用されます。
以下の例では、「その他のユーザー」が"読み書き不可"の場合は登録済みのレコードは読み書きできないことになるため注意してください。
※レコード作成者は、チームモードに関係なく読み書き可能です。
登録済みのレコードを読み書きできるようにするには、データビューアーで一度レコードを全部削除して再度登録します。（データビューアーで「エクスポート」したレコードを「インポート」します。）
レコード作成者を指定する必要があるため、以下の手順で操作してください。
この手順により、レコード作成者のユーザーが所属するチームでレコードが登録されます。
あらかじめチームモードを有効にしてユーザーをチームに所属させておきます。
1.データビューアーへ管理者でログインします。
2.該当のデータポケットを開き、画面右上にある「エクスポート」をクリックします。
3.レコードのエクスポート画面で、「ファイル形式」に"CSV"を選択し、「用途」で"他のデータポケットにレコードをコピーする用"を選択して「作成者、更新日時などの情報を含める」をオンにしてエクスポートします。
4.レコード一覧のヘッダーにあるすべて選択アイコンをクリックして「削除」をクリックします。
※一度削除したレコードはエクスポートしたファイル以外では復元できませんので十分に注意してください。
5.必要に応じて、CSVファイルの内容を変更します。
※インポート時に"_createdBy"フィールドは必須です。（_createdAt,_updateBy,_updateAtはそのままで、削除する必要はありません。）
6.画面右上にある「インポート」をクリックします。
7.レコードのインポート画面で、「インポートするファイル」の「参照」ボタンをクリックしてCSVファイルを選択し、「各レコードの作成者を指定する」をオンにしてインポートします。
※「各レコードの作成者を指定する」は管理者のみ指定できます。