目次
※共通ユーザー機能は初期設定では無効になっています。
※本機能は、料金プランに応じてご利用いただけます。ご契約のプランでお使いいただけるかは、料金プランの「共通ユーザー」の項をご覧ください。
共通ユーザー
Platioで作成したミニアプリを利用するには、ミニアプリごとにアプリ利用者となるユーザーを登録します。アプリ利用者が複数のミニアプリを利用するときは、ミニアプリごとにユーザーを登録する必要があり、登録後に利用者の異動や退職に伴い、それぞれのミニアプリでユーザー情報を編集・削除することになります。
共通ユーザーを使うと、アプリ利用者をミニアプリごとではなく、ご契約の組織全体でのユーザーを登録するので、必要な複数のミニアプリで設定して共通で利用できます。
共通ユーザーを使うには、共通ユーザー機能を有効にします。一度、共通ユーザー機能を有効にすると、無効には戻せませんのでご注意ください。
通常のユーザーと共通ユーザーの利用の違い
通常のユーザーの場合
共通ユーザー機能が無効で通常のユーザーを利用する場合、ミニアプリを作成してそのミニアプリのユーザー画面で、使うユーザーを新しく追加していきます。
各ミニアプリのユーザー画面で、ユーザーの追加・編集・削除などの管理を行います。
ユーザーを追加すると、ミニアプリの情報が書かれたミニアプリへの招待メールが直ちに送信されます。招待メールには、ユーザー名、パスワードやミニアプリのURLが書かれています。後で、招待メールを再送することもできます。
【ミニアプリへの招待メール】
ユーザーがどのミニアプリに登録されているかはメニュー「統合されたユーザーを管理」で確認できます。
【Platio Studioミニアプリ一覧】
共通ユーザーの場合
共通ユーザー機能が有効で共通ユーザーを利用する場合、共通ユーザー画面で共通ユーザーを新しく追加し、ミニアプリを作成して個々のミニアプリのユーザー画面で、共通ユーザーを設定します。
※共通ユーザー機能を有効にする手順は、後述の「共通ユーザー機能を有効にする」を参照してください。
共通ユーザー画面
メニュー「共通ユーザーを管理」を選択し、共通ユーザー画面で共通ユーザーの追加・編集・削除を行います。
※共通ユーザー機能を有効にすると、通常のユーザーのメニュー「統合されたユーザーを管理」は表示されなくなります。
共通ユーザーを新しく追加すると、共通ユーザーの情報が書かれた共通ユーザーへの招待メールが直ちに送信されます。招待メールには、ユーザー名、パスワードや組織名が書かれています。後で、招待メールを再送することもできます。
【共通ユーザーへの招待メール】
ミニアプリのユーザー画面
ミニアプリのユーザー画面では、すべての共通ユーザーが表示されます。
ミニアプリで共通ユーザーを利用する場合、各ミニアプリのユーザー画面でそのミニアプリで利用する共通ユーザーにのみプロファイル等のユーザー情報を設定します。
下図は、ミニアプリのユーザー画面です。すべての共通ユーザーが表示されています。
各ミニアプリのユーザー画面では、ユーザーの追加・削除やメールアドレスの変更を行うことはできず、共通ユーザー画面で行うようになります。
このミニアプリを利用するユーザーの「設定する」をクリックしてユーザー情報を設定します。
「設定する」をクリックすると、プロファイルやデータビューアーの使用許可の設定などミニアプリ単位でのユーザー情報が表示されます。選択して設定を保存します。
【ミニアプリのユーザー設定画面】
保存すると、ミニアプリの情報が書かれたミニアプリへの招待メールが直ちに送信されます。招待メールには、ユーザー名やミニアプリのURLが書かれていますが、パスワードは記載されません。パスワードは、先の共通ユーザーへの招待メールを確認してください（自身でパスワードを変更した場合は、そのパスワードを使用します）。設定された共通ユーザーのみが、そのミニアプリにログインすることができます。
【ミニアプリへの招待メール】
設定が完了したユーザーは、ユーザー一覧では状態が有効/無効と表示されます。
※共通ユーザーがどのミニアプリに登録されて利用しているかは、共通ユーザー画面で確
認できます。
一括設定
ユーザー情報をあらかじめCSVファイルで用意してインポートすると一括で設定できます。CSVファイルの内容については、インポート画面でフォーマットを確認できます。
インポートについては、後述の「共通ユーザーのインポート」を参照してください。
パスワード変更について
Platio Studioの共通ユーザー画面でパスワードを再設定すると、すべてのミニアプリのパスワードが変更になります。Platioアプリ・データビューアーからアプリ利用者がパスワードを変更するときも、すべてのミニアプリのパスワードが変更になります。
共通ユーザーを利用する流れ
ご契約の組織で共通ユーザーを利用にするときは、下記の状況が考えられます。
各ミニアプリにユーザーが１つもない状態で、共通ユーザー機能を有効にして、共通ユーザーを新しく追加する
各ミニアプリにユーザーが登録済みの状態で、共通ユーザー機能を有効にして、ユーザーを共通ユーザーとして統合する
ここから、それぞれの手順を説明します。
共通ユーザーを新しく追加して利用
前章で説明したとおり、Platio Studioで操作する利用の流れは下記のようになります。
- 共通ユーザー機能を有効にする
- 共通ユーザーを追加する
- 組織名とユーザー名/パスワードが記載された共通ユーザーへの招待メールが届きます。
- ミニアプリを作成して配布する
- ミニアプリでユーザー情報を設定す
- ミニアプリ名とユーザー名が記載されたミニアプリへの招待メールが届きます。
- 共通ユーザーでミニアプリへログインする
操作手順は、後述の「共通ユーザー機能を有効にする」「共通ユーザーの追加」「ユーザーの設定」を参照してください。
登録済みユーザーを共通ユーザーとして統合して利用
Platio Studioで操作する利用の流れは下記のようになります。
- ミニアプリを作成して配布する
- サンプルユーザーや通常のユーザーを追加する
- ミニアプリ名とユーザー名/パスワードが記載された招待メールが届きます。
- 共通ユーザー機能を有効にする
- パスワードがリセットされたため新しいパスワードとユーザー名、メールアドレス、ミニアプリ名が記載されたメールが届きます。
- パスワードがリセットされるため、必要に応じてパスワードを再設定する
- 共通ユーザーでミニアプリへログインする
3.で共通ユーザー機能を有効にすると、各ミニアプリのユーザーはそのままプロファイル等のユーザー情報が設定されます。
※下図は上記3.のときに送信されるメール内容です。
メール下部には利用しているミニアプリへのリンクが記載されています。
パスワードの再設定
共通ユーザー機能を有効にすると、それまで利用していた全てのユーザーのパスワードがリセットされます。パスワードを再設定する案内の内容のメールが届きますので、アプリ利用者は必要に応じて下記のいずれかの方法で再設定します。
- メールに記載されたパスワードで、Platioアプリまたはデータビューアーへログインし、設定メニューから新しいパスワードを設定する
- Platioアプリまたはデータビューアーのログイン画面で「パスワードをお忘れですか？」をクリックして表示された画面でメールアドレスを入力し、届いたメールのリンク先の画面で新しいパスワードを設定する
共通ユーザー機能を有効にする
共通ユーザー機能は、初期設定では共通ユーザー機能は無効になっており、有効にすることで利用開始できます。
共通ユーザー機能を一度有効にすると無効にすることはできないため、利用を始める前にどのユーザーがどのミニアプリに属するか十分にご確認の上、有効にしてください。
ご契約の組織で共通ユーザー機能を有効にするには、ミニアプリ一覧画面のメニューから「共通ユーザーモードを有効にする」をクリックします。
共通ユーザー機能の解説画面が表示されます。
内容を確認して画面下部の「共通ユーザーモードを有効にする」をクリックします。
確認ダイアログで「有効にする」をクリックします。
共通ユーザー画面が表示されます。画面については、Platio Studioガイド「共通ユーザーモードを有効にする」を参照してください。
※有効にする前に複数のミニアプリにユーザーが追加されていた場合、すべてミニアプリのユーザーが共通ユーザーに統合され、共通ユーザー画面に表示されます。各ミニアプリのプロファイル等は引き継がれて設定済みの状態になります。また、この手順で統合時にはすべての共通ユーザーのパスワードがリセットされて案内メールが送信されます。
※有効にする前に複数のミニアプリにユーザーが追加されていた場合で、ユーザー名が同じでメールアドレスが異なるユーザーやメールアドレスが同じでユーザー名が異なるユーザーが存在した場合はエラーになります。事前に「統合されたユーザーを管理」の画面で、統合時にエラーになるユーザーがないかどうか確認してください。
テンプレートからミニアプリを作成するときの変更点
共通ユーザー機能を有効にする前は、テンプレートからミニアプリを作成するとき、配布の完了前にサンプルユーザーを作成する画面が表示されていましたが、共通ユーザー機能を有効にすると、ユーザー作成画面は表示されません。
作成したミニアプリのユーザー画面で、登録済みの共通ユーザーが表示されますのでミニアプリを利用する共通ユーザーを設定します。
設定については後述の「ユーザーの設定」を参照してください。
共通ユーザーモードを有効後のミニアプリのユーザー画面
ミニアプリのユーザー画面の各種操作について説明します。
共通ユーザーモードを有効後のミニアプリのユーザー画面では、メールアドレスの変更、ユーザーの削除を行うことはできません。共通ユーザー画面で操作してください。画面についてはPlatio Studioガイド「共通ユーザーモードを有効にする」を参照してください。
ユーザーの設定
共通ユーザーにミニアプリでの情報を設定します。
共通ユーザー１つずつ設定する場合は、一覧の「設定する」をクリックして、ユーザーの情報画面を表示します。
設定情報を指定して「設定する」をクリックします。ミニアプリの情報が書かれたミニアプリへの招待メールが直ちに送信されます。
ユーザーの編集
編集したいユーザーの編集アイコンをクリックして、編集画面を表示します。
編集後、「保存」をクリックします。
ユーザーのインポート
事前に追加したいユーザー情報を指定したCSVファイルを用意してインポートすると、一括で追加することができます。エクスポートしたCSVファイルも利用できます。
メニューから「ユーザーをインポート」をクリックします。
表示されたインポート画面でフォーマットを参照し、CSVファイルを事前に作成してインポートします。
「必要な列」は、インポートするときの必須項目です。必ず指定してください。
name：ユーザーの名前
「任意な列」は、必須ではありません。省略するとデフォルトのプロファイルが指定されます。
※存在しないプロファイルを指定するとエラーになります。あらかじめプロファイルを作成してください。
admin：管理者（チェックがオンの場合はtrue、オフの場合はfalse）
apiAccess：レコードや添付ファイルへのAPIでのアクセスを許可（チェックがオンの場合はtrue、オフの場合はfalse）
disabled：状態（有効の場合はfalse、無効の場合はtrue）
profile：プロファイル
①インポートするファイル
「参照」をクリックし、用意したCSVファイルを指定します。
②エンコーディング
ファイルのエンコーディングで「UTF-8」または「Shift JIS(CP932)」を指定します。
ユーザーのエクスポート
エクスポートするには、ユーザー画面で「ユーザーのエクスポート」をクリックします。エクスポートすると、ユーザーの一覧を「users.csv」というファイル名のCSVファイルで自動ダウンロードされます。
※エンコーディングはUTF-8です。
CSVファイルには以下のフィールドでユーザー情報がエクスポートされます。
name：ユーザーの名前
admin：管理者（チェックがオンの場合はtrue、オフの場合はfalse）
apiAccess：レコードや添付ファイルへのAPIでのアクセスを許可（チェックがオンの場合はtrue、オフの場合はfalse）
disabled：状態（有効の場合はfalse、無効の場合はtrue）
profile：プロファイル